Ob ein Betrieb die Arbeitszeit erfasst, entscheidet seit 2022 das Gesetz. Wie er sie erfasst, entscheidet er in Betrieben mit Betriebsrat nicht allein. Die Betriebsvereinbarung ist das Dokument, in dem beides zusammenkommt – Arbeitsschutzpflicht, Mitbestimmung und Datenschutz. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage und zeigt, welche Regelungspunkte eine tragfähige Vereinbarung enthält.
Von Dr. Katharina Müller · 28. Oktober 2026 · Quellen am Seitenende
Kurz beantwortet: Ein elektronisches Zeiterfassungssystem ist eine technische Einrichtung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es genügt, dass es objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen; eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig (BAG, Beschluss vom 08.03.2022 – 1 ABR 20/21). Einführung und Anwendung brauchen daher die Zustimmung des Betriebsrats, die in einer Betriebsvereinbarung geregelt wird. Beim „Ob“ der Erfassung hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, weil die Pflicht bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG folgt (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21); beim „Wie“ bestimmt er mit. Datenschutzrechtlich kann die Vereinbarung nach § 26 Abs. 4 BDSG und Art. 88 DSGVO Rechtsgrundlage sein, darf das Schutzniveau der DSGVO aber nicht unterschreiten (EuGH, 19.12.2024 – C-65/23). Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG.
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das Wort „bestimmt“ legt das Bundesarbeitsgericht seit Jahrzehnten weit aus: Eine Einrichtung ist zur Überwachung bestimmt, wenn sie objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben und aufzuzeichnen. Ob der Arbeitgeber diese Möglichkeit nutzen will, spielt keine Rolle. Bestätigt hat der Erste Senat das zuletzt im Beschluss vom 8. März 2022 zur unternehmensweiten Einführung von Microsoft Office 365 (1 ABR 20/21).
Ein Zeiterfassungssystem erfüllt dieses Merkmal ohne Weiteres. Es speichert, wann eine Person kommt, geht und Pause macht, an welchem Gerät sie bucht und – je nach Konfiguration – an welchem Ort. Aus diesen Daten lassen sich Pünktlichkeit, Fehlzeiten und Arbeitsmuster ablesen. Dass das System eigentlich nur der Arbeitszeiterfassung dienen soll, ändert an der Mitbestimmungspflicht nichts; es beeinflusst lediglich, was in der Vereinbarung zu regeln ist.
Die Folge ist praktisch zwingend: Ohne Zustimmung des Betriebsrats darf das System weder eingeführt noch in veränderter Form weiterbetrieben werden. Ein ohne Beteiligung eingeführtes System kann der Betriebsrat im Beschlussverfahren angreifen und Unterlassung verlangen. Die Mitbestimmung umfasst nicht nur die erstmalige Einführung, sondern auch die Anwendung – also jede spätere Änderung, etwa ein neues Modul, eine zusätzliche Auswertung oder die Aktivierung von Standortdaten.
Der bekannte Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist im Kern eine Entscheidung über Mitbestimmung. Ein Betriebsrat wollte die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems über die Einigungsstelle erzwingen. Das Gericht verneinte ein solches Initiativrecht – und begründete das mit einer Pflicht, die seitdem die gesamte Debatte prägt.
Für die Praxis heißt das: Die Grundentscheidung zur Erfassung trifft das Gesetz, die Formentscheidung derzeit der Arbeitgeber, und über alle Einzelheiten des elektronischen Systems wird verhandelt. Wie ein Einführungsprojekt mit dieser Aufteilung abläuft, beschreibt der Beitrag Elektronische Zeiterfassung einführen.
Eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung regelt selten nur das System. Sobald sie Pausenbuchung, Rundung, Gleitzeitkonten oder Überstundenfreigaben berührt, kommen weitere Tatbestände des § 87 Abs. 1 BetrVG ins Spiel. Viele Betriebe bündeln sie deshalb in einer Rahmenvereinbarung mit Anlagen.
| Tatbestand | Gegenstand | Bezug zur Zeiterfassung |
|---|---|---|
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 | Technische Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung | Einführung und Anwendung des elektronischen Systems, Module, Auswertungen, Standort- und Gerätedaten |
| § 87 Abs. 1 Nr. 7 | Gesundheitsschutz im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften | Ausgestaltung der Erfassungspflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; Initiativrecht nach BAG 1 ABR 22/21 |
| § 87 Abs. 1 Nr. 2 | Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausen, Verteilung auf Wochentage | Gleitzeitrahmen, Kernzeit, Pausenregeln, Schichtmodelle, die das System abbildet |
| § 87 Abs. 1 Nr. 3 | Vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit | Anordnung und Freigabe von Überstunden, Kurzarbeit, deren Buchung im System |
| § 87 Abs. 1 Nr. 1 | Ordnung des Betriebs und Verhalten der Arbeitnehmer | Buchungspflichten, etwa Stempeln am Terminal beim Betreten oder Verlassen |
| § 87 Abs. 1 Nr. 14 | Ausgestaltung mobiler Arbeit mittels Informations- und Kommunikationstechnik | Erfassung im Homeoffice und unterwegs, etwa per App |
| § 90 Abs. 1 Nr. 2 und 3 | Unterrichtung und Beratung bei technischen Anlagen und Arbeitsverfahren | Frühzeitige Information über die Planung, nicht erst über das fertige System |
Die Tabelle zeigt, warum Verhandlungen über eine scheinbar technische Frage oft länger dauern als erwartet. Mit dem System werden meist auch Arbeitszeitregeln konkretisiert, die bisher nur informell galten – etwa wie mit Umkleidezeiten, Kurzpausen oder Arbeitszeit außerhalb der Gleitzeitspanne umgegangen wird. Wie Gleitzeitregeln in einer Vereinbarung typischerweise aussehen, zeigt der Beitrag Gleitzeit.
Neben der Mitbestimmung hat die Betriebsvereinbarung eine zweite Funktion: Sie kann die Datenverarbeitung rechtfertigen. Nach § 26 Abs. 4 BDSG ist die Verarbeitung von Beschäftigtendaten „auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig“; die Verhandlungspartner haben dabei Art. 88 Abs. 2 DSGVO zu beachten. Diese Vorschrift verlangt angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der Beschäftigten, insbesondere im Hinblick auf Transparenz und Überwachungssysteme am Arbeitsplatz.
Wie weit diese Rechtsgrundlage trägt, haben zwei Entscheidungen der letzten Jahre geklärt:
Für die Zeiterfassung bedeutet das zweierlei. Die Kernverarbeitung – Beginn, Ende, Dauer, Pausen – stützt sich bereits auf die gesetzliche Aufzeichnungspflicht und damit auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Alles, was darüber hinausgeht, etwa Standortabgleich, Gerätekennungen, Auswertungen für Führungskräfte oder Schnittstellen zu anderen Systemen, braucht eine eigene Rechtfertigung, die die Vereinbarung nicht ersetzen, sondern nur konkretisieren kann. Eine Klausel, die eine nicht erforderliche Verarbeitung „erlaubt“, ist nach C-65/23 angreifbar. Wo die Grenze beim Standort verläuft, beschreibt der Beitrag GPS-Zeiterfassung; zu biometrischen Verfahren nach Art. 9 DSGVO der Beitrag Fingerabdruck-Zeiterfassung.
Eine Betriebsvereinbarung zur elektronischen Zeiterfassung folgt in der Praxis einem weitgehend einheitlichen Aufbau. Die folgende Gliederung ist ein Orientierungsrahmen, kein Vertragstext. Sie trennt bewusst zwischen dem stabilen Haupttext und Anlagen, die sich mit dem System ändern dürfen.
| § | Regelungspunkt | Typischer Inhalt | Worauf es ankommt |
|---|---|---|---|
| 1 | Geltungsbereich | Räumlich (Betrieb, Standorte), persönlich (alle Arbeitnehmer, Auszubildende, ggf. Leiharbeitnehmer), sachlich (bezeichnetes System mit Version) | Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nicht unter die Vereinbarung; für sie ist eine eigene Regelung nötig |
| 2 | Zweck | Erfüllung der Aufzeichnungspflichten (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG, ggf. § 17 MiLoG), Führung von Zeitkonten, Entgeltabrechnung | Abschließende Aufzählung; jede spätere Nutzung zu anderen Zwecken braucht eine Änderung der Vereinbarung |
| 3 | Erfassungsarten | Terminal, Browser, Mitarbeiter-App, Nachtrag durch Führungskraft; Regeln für Homeoffice und Außendienst; Ausfallverfahren | Gleichwertige Alternative für Beschäftigte ohne privates Smartphone; keine Pflicht zur Nutzung privater Geräte ohne Regelung |
| 4 | Datenumfang | Abschließende Liste der Datenfelder: Kommen, Gehen, Pausen, Abwesenheitsart, Buchungsquelle, Korrekturvermerke | Standortdaten nur, wenn erforderlich und ausdrücklich geregelt; keine biometrischen Daten ohne gesonderte Prüfung nach Art. 9 DSGVO |
| 5 | Zugriffsrechte | Rollenmodell: Beschäftigte, Führungskraft, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Administration, Betriebsrat | Rollenmatrix als Anlage; Trennung von Lesen, Korrigieren, Freigeben und Exportieren |
| 6 | Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle | Verbot, die Daten für Leistungsbewertung, Rankings oder Verhaltensprofile zu nutzen; abschließende Liste zulässiger Berichte | Ausnahmen (etwa bei konkretem Verdacht auf Arbeitszeitbetrug) nur mit festgelegtem Verfahren und Beteiligung des Betriebsrats |
| 7 | Löschfristen | Aufbewahrung mindestens so lange, wie gesetzlich gefordert (zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG), längere Fristen nur mit Begründung, danach automatische Löschung | Abrechnungsrelevante Daten können steuer- und sozialversicherungsrechtlich länger aufzubewahren sein; getrennt regeln |
| 8 | Korrekturen | Antrag mit Begründung, Freigabe, Änderungsprotokoll mit Originalwert, neuem Wert, Zeitpunkt und Bearbeiter | Keine stillen Änderungen; automatische Abzüge oder Kappungen sichtbar machen |
| 9 | Rechte der Beschäftigten | Jederzeitige Einsicht in eigene Buchungen und Salden, Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Export | Einsicht im System selbst, nicht nur auf Antrag bei der Personalabteilung |
| 10 | Schulung | Einweisung aller Beschäftigten vor dem Start, gesonderte Schulung für Führungskräfte und Administration, Ansprechperson | Schulung zu Korrekturweg und Datenschutz, nicht nur zur Bedienung |
| 11 | Schlussbestimmungen | Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung, Nachwirkung, Änderungsverfahren für Anlagen, salvatorische Klausel, Evaluation | Anpassungsklausel für eine mögliche Reform des Arbeitszeitgesetzes |
Zwei Punkte entscheiden über die Qualität der Vereinbarung mehr als alle anderen. Erstens der Zweck in § 2: Er grenzt ab, was mit den Daten geschehen darf, und ist der Maßstab für jede spätere Diskussion. Zweitens der Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle in § 6: Er sollte nicht als allgemeine Absichtserklärung formuliert sein, sondern als abschließende Positivliste der zulässigen Auswertungen. Was nicht auf der Liste steht, ist unzulässig.
Der Bezug zu den Datenschutzgrundsätzen ist dabei unmittelbar: Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO finden sich in den §§ 2, 4 und 7 der Gliederung wieder. Wie der minimale Datensatz und ein Änderungsjournal technisch aussehen, beschreibt die Seite Technik; den Korrekturweg im Alltag der Beitrag Ausstempeln vergessen.
Der Weg zur Vereinbarung beginnt nicht mit einem Entwurf, sondern mit der Unterrichtung. Nach § 90 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat über die Planung technischer Anlagen und Arbeitsverfahren rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten. Wer den Betriebsrat erst nach der Vertragsunterzeichnung mit dem Anbieter einbezieht, verhandelt unter ungünstigen Bedingungen.
Kommt keine Einigung zustande, entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle. Ihr Verfahren regelt § 76 BetrVG:
Für die fertige Vereinbarung gilt § 77 BetrVG: Sie ist schriftlich niederzulegen und von beiden Seiten zu unterzeichnen; bei elektronischer Form müssen beide dasselbe Dokument elektronisch signieren. Der Arbeitgeber legt sie an geeigneter Stelle im Betrieb aus. Sie gilt unmittelbar und zwingend, ist ohne abweichende Regelung mit einer Frist von drei Monaten kündbar und wirkt in mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten nach, bis sie durch eine andere Abmachung ersetzt wird (§ 77 Abs. 5 und 6 BetrVG). Ein ersatzloser Wegfall der Regeln ist bei einem Zeiterfassungssystem damit praktisch ausgeschlossen.
Das Bundesarbeitsministerium hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sieht eine grundsätzlich elektronische und taggleiche Aufzeichnung vor, mit Tariföffnungen für eine nichtelektronische oder spätere Erfassung von höchstens sieben Kalendertagen, gestaffelten Übergangsfristen und einer dauerhaften Ausnahme von der elektronischen Form für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Würde der Entwurf Gesetz, entfiele die Formentscheidung des Arbeitgebers weitgehend; an der Mitbestimmung beim „Wie“ nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG änderte das nichts.
Für eine Vereinbarung, die heute verhandelt wird, folgt daraus eine einfache Empfehlung: Sie sollte die Erfassung so regeln, dass sie den Entwurfsmerkmalen schon jetzt entspricht – Buchung am selben Tag, nachvollziehbare Korrekturen, Einsicht für Beschäftigte, Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren – und in den Schlussbestimmungen eine Anpassungsklausel enthalten, die bei einer Gesetzesänderung Nachverhandlungen über die betroffenen Paragrafen auslöst, statt die ganze Vereinbarung in Frage zu stellen. Welche Fristen der Entwurf je Betriebsgröße vorsieht, zeigt der Beitrag Pflicht ab wann.
Ohne Betriebsrat gibt es keine Betriebsvereinbarung. Der Arbeitgeber führt das System im Rahmen seines Weisungsrechts ein und regelt die Nutzung in einer internen Richtlinie oder Arbeitsanweisung. Die Erfassungspflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG gilt dort unverändert. Datenschutzrechtlich fehlt die Kollektivvereinbarung als Rechtsgrundlage; die Kernverarbeitung stützt sich auf die gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), alles Weitere muss erforderlich sein oder auf einer anderen tragfähigen Grundlage beruhen. Zweckbindung, Löschfristen und die Information der Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO sind ohne Betriebsrat nicht weniger verbindlich – die Gliederung oben eignet sich deshalb auch als Gerüst für eine solche Richtlinie.
Auch in Betrieben mit Betriebsrat erfasst die Vereinbarung nicht alle. Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG fallen nicht unter das Betriebsverfassungsgesetz; für sie ist der Sprecherausschuss zuständig, und ob für sie überhaupt eine Erfassungspflicht besteht, ist höchstrichterlich offen. Einzelheiten beschreibt der Beitrag Zeiterfassung für leitende Angestellte.
Eine Betriebsvereinbarung ist nur so gut wie ihre technische Umsetzung. Wenn das System Rollen nicht trennen, Berichte nicht abschalten oder Daten nicht fristgerecht löschen kann, steht die Vereinbarung auf Papier, aber nicht im Betrieb. Bei der Auswahl lohnt es sich deshalb, die Gliederung als Prüfliste zu verwenden:
In Betrieben mit Schicht- und Dienstplanung kommt eine weitere Frage hinzu: ob Plan und Ist-Zeit im selben System liegen. In Aplano beispielsweise laufen Dienstplanung, Zeiterfassung per Mitarbeiter-App, Browser oder Tablet-Terminal, Abwesenheiten und Stundenkonten zusammen; Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz zeigen Pausen- und Ruhezeitkonflikte an, und auch Geofencing gehört zum Funktionsumfang – genau die Art von Funktion, deren Einsatz die Vereinbarung ausdrücklich regeln sollte. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten (4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., Stand Juli 2026). Weitere Systeme vergleicht die Lösungsliste.
Fazit: Die Betriebsvereinbarung zur elektronischen Zeiterfassung ist kein Formalakt, sondern das Regelwerk, das Arbeitsschutzpflicht, Mitbestimmung und Datenschutz verbindet. Das „Ob“ der Erfassung steht seit BAG 1 ABR 22/21 fest; über das „Wie“ entscheiden Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam. Tragfähig ist eine Vereinbarung mit klarem Zweck, abschließendem Datenumfang, einer Positivliste zulässiger Auswertungen, festen Löschfristen und einem dokumentierten Korrekturweg – und mit einer Anpassungsklausel für die angekündigte Reform des Arbeitszeitgesetzes.
In Betrieben mit Betriebsrat ja, faktisch. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem ist eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil es objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsdaten zu erheben; auf eine Überwachungsabsicht kommt es nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts nicht an. Einführung und Anwendung brauchen deshalb die Zustimmung des Betriebsrats, die in der Praxis in einer Betriebsvereinbarung festgehalten wird. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle.
Nein. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass dem Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zusteht, weil der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ohnehin gesetzlich zur Erfassung verpflichtet ist. Bei der Ausgestaltung der Erfassung kann der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG dagegen initiativ werden, allerdings nicht beschränkt auf eine elektronische Form.
Üblich sind Geltungsbereich, Zweck, Erfassungsarten, Datenumfang, Zugriffsrechte, ein ausdrücklicher Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle, Löschfristen, ein Korrekturverfahren, Rechte der Beschäftigten, Schulung sowie Schlussbestimmungen mit Laufzeit und Kündigung. Technische Details wie Rollenmatrix, Berichtsliste oder Schnittstellen werden oft in Anlagen geregelt, damit Systemänderungen ohne Neuverhandlung des Haupttextes möglich sind.
Ja. Nach § 26 Abs. 4 BDSG ist die Verarbeitung von Beschäftigtendaten auf Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig; Betriebsvereinbarungen sind Kollektivvereinbarungen im Sinne von Art. 88 DSGVO. Der EuGH hat am 19.12.2024 (C-65/23) aber klargestellt, dass eine Betriebsvereinbarung die allgemeinen Anforderungen der DSGVO, insbesondere Art. 5, Art. 6 Abs. 1 und Art. 9, einhalten muss und gerichtlich voll überprüfbar ist. Sie kann die DSGVO also nicht absenken, sondern nur konkretisieren.
Dann entscheidet nach § 87 Abs. 2 BetrVG die Einigungsstelle. Sie wird nach § 76 BetrVG mit einer gleichen Zahl von Beisitzern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitz besetzt; können sich die Seiten nicht auf den Vorsitz einigen, bestellt ihn das Arbeitsgericht. Der Spruch ersetzt die Einigung und ergeht nach billigem Ermessen; Ermessensfehler können nur binnen zwei Wochen nach Zuleitung beim Arbeitsgericht geltend gemacht werden.
Ohne Betriebsrat gibt es keine Betriebsvereinbarung und keine Mitbestimmung. Der Arbeitgeber führt das System per Weisung ein und regelt die Nutzung in einer internen Richtlinie. Die Datenverarbeitung stützt sich dann vor allem auf die gesetzliche Aufzeichnungspflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; Zweckbindung, Datensparsamkeit, Löschfristen und die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gelten unverändert.
Einführungsprojekt in fünf Phasen: Elektronische Zeiterfassung einführen. Wer nicht unter die Vereinbarung fällt: Zeiterfassung für leitende Angestellte. Geplante elektronische Form: Referentenentwurf 2026. Arbeitszeitregeln in der Vereinbarung: Gleitzeit. Rechtslage im Überblick: Regelungen.
Über die Autorin: Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen und Stand (28. Oktober 2026): § 87 BetrVG · § 76 BetrVG · § 77 BetrVG · § 50 BetrVG · § 90 BetrVG · § 26 BDSG · § 3 ArbSchG · § 16 ArbZG · DSGVO (Art. 5, 6, 9, 13, 15, 16, 88) · BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (kein Initiativrecht beim „Ob“, Rn. 18 f., 58 ff.) · BAG, Beschluss vom 08.03.2022 – 1 ABR 20/21 (Office 365, Eignung zur Überwachung genügt, Zuständigkeit Gesamtbetriebsrat) · BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21 · EuGH, Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23 · EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 · BMAS: Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom 18.06.2026 (Entwurfsstand, kein Kabinettsbeschluss, Stand 28.10.2026) · aplano.de (Funktions- und Preisangaben). Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; verbindlich sind Gesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.